Luku

Tapahtumasisällön toimitus

Jotta tapahtuman sisältö olisi mahdollisimman yhtenäistä, pyydämme sinua tapahtumajärjestäjänä keräämään puhujien ja näytteilleasettajien esittelymateriaalit etukäteen. Näin voit helpommin pitää kirjaa saapuneista ja puuttuvista materiaaleista, sekä tarkistaa samantien, mikäli toimitetut materiaalit kaipaavat vielä muokkaamista.

Teksti-, kuva- ja muu materiaali

Suosittelemme tekemään lomakkeen muun kuin videomateriaalin toimitukseen. Katso alta esimerkit lomakkeista.


Materiaalien toimitus tapahtuman pitäjälle - näytteilleasettajat

Tämä on esimerkki lomakkeesta, jonka kautta tapahtuman näytteilleasettajat voisivat toimittaa muuta kuin videomateriaalia. Videomateriaalin lähetykseen on hyvä käyttää toista väylää, sillä niiden tiedostokoko on usein liian suuri lomakkeella tai sähköpostilla lähetettäväksi.

  • Organisaation tiedot

  • Kirjoita tähän lyhyt kuvaus organisaatiosi toiminnasta. Tekstin olisi hyvä olla kiinnostava ja ytimekäs.
  • Kirjoita tähän pidempi esittely organisaatiostasi. Kerro toiminnastanne sekä palveluista ja/tai tuotteista, joita tarjoatte.
  • Toimita organisaatiosi logo tätä kautta. Hyväksytyt tiedostomuodot logolle ovat JPG ja PNG.
    Sallitut tiedostotyypit: jpg, png, Max. tiedoston koko: 2 GB.
  • Voit esittää sivullasi kuvia, PDF-esitteitä, julisteita tai muuta vastaavaa. Huomaathan, että videot toimitetaan eri kautta - älä siis lähetä organisaation videota vielä tästä.
    Pudota tiedostot tähän tai
    Sallitut tiedostotyypit: jpg, png, gif, pdf, Max. tiedoston koko: 2 GB.

    • Yhteyshenkilön tiedot

      Nimeä organisaatiostasi yhteyshenkilö, kehen olla tarvittaessa yhteyksissä. Nimen lisäksi tarvitsemme henkilön sähköpostiosoitteen.

    • Muut mahdolliset esittelijät

      Kirjoita tähän vielä lista organisaatiosi henkilöistä, jotka tarvitsevat esittelijätunnukset. Suosittelemme henkilöitä olevan 1-3.
    • Listaa kenttään etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite.

    Materiaalien toimitus tapahtuman pitäjälle - puhujat

    Tämä on esimerkki lomakkeesta, jonka kautta tapahtuman puhujat voisivat toimittaa muuta kuin videomateriaalia. Videomateriaalin lähetykseen on hyvä käyttää toista väylää, sillä niiden tiedostokoko on usein liian suuri lomakkeella tai sähköpostilla lähetettäväksi.

    • Puhujan tiedot

    • Kirjoita tähän lyhyt kuvaus organisaatiosi toiminnasta tai sinusta itsestäsi, mikäli toimit tapahtumassa puhujana. Tekstin olisi hyvä olla kiinnostava ja ytimekäs.
    • Kirjoita tähän pidempi esittely organisaatiostasi tai itsestäsi. Kerro toiminnastanne sekä palveluista ja/tai tuotteista, joita tarjoatte.
    • Voit esittää sivullasi kuvia, PDF-esitteitä, julisteita tai muuta vastaavaa. Huomaathan, että videot toimitetaan eri kautta - älä siis lähetä organisaation videota vielä tästä.
      Pudota tiedostot tähän tai
      Sallitut tiedostotyypit: jpg, png, gif, pdf, Max. tiedoston koko: 2 GB.
      • Jos esityksessäsi on useampi puhuja, listaa kenttään etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite.

      Videomateriaalin toimitus

      Mikäli tapahtuman esitykset tehdään videotallenteina, suositellaan niiden tuomista tapahtuma-alustan mediakirjastoon ja lataamalla se sieltä esitykseen, ennemmin kuin esimerkiksi YouTubesta linkittämällä. YouTuben mukana videoihin tulee kanavasuosituksia ja/tai mainoksia mukana. Tapahtumastasi jää kävijöille paljon parempi mielikuva, kun videoissa ei ole edellä mainittuja häiriötekijöitä. Videot toimivat myös paljon varmemmin silloin, kun ne tuodaan saman alustan omasta mediakirjastosta esityksiin, eikä toisen osapuolen sivulta linkitettynä.

      Videotallenteiden kohdalla on myös syytä miettiä, kannattaisiko ne kerätä tapahtuman esiintyjiltä etukäteen, jotta tapahtumajärjestäjänä voit tarkistaa videoiden laadun ja asettaa ne etukäteen esityksiin. Mikäli esittäjien videot ovat liian suuria sähköpostilla toimitettavaksi, voi niiden lähettämiseksi käyttää esimerkiksi maksutonta WeTransfer-palvelua. Sen kautta tiedostoja voidaan välittää jopa 2 gigatavun tiedostokokoon asti. Voit halutessasi kopioida ja liittää alla olevan WeTransferin käyttöohjeen tapahtuma-alustallesi.

      Näin toimitat videotiedostot WeTransfer-palvelulla

      1. Siirry osoitteeseen wetransfer.com
      2. Lisää tiedosto klikkaamalla ”Upload files” -tekstiä ja valitsemalla video(t) tiedostoistasi. Voit myös siirtää videot palveluun raahaamalla ne verkkosivulle. Videoita voi olla useampi.
      3. Lisää “Email to” -kenttään tapahtumajärjestäjän sähköpostiosoite.
      4. Lisää “Your email” -kohtaan sinun sähköpostiosoitteesi.
      5. Kohtaan “Message” on suositeltavaa kirjoittaa viesti siitä, keneltä video on tulossa (organisaatio) sekä kertoa, mihin tapahtumaan video on tulossa. Mikäli videoita on useampi, muista ilmaista viestissäsi se, missä järjestyksessä videot on tarkoitus esittää tapahtumassa.
      6. Viimeistele lähetys klikkaamalla ”Transfer”-painiketta. Saat sähköpostiisi vahvistuksen, kun lähetys on onnistunut.